Was lange währt - wird endlich Gesetz

Das HinSchG wurde am 2. Juni 2023 verkündet und trat ab 2. Juli in Kraft. Seit diesem Zeitpunkt muss es grundsätzlich von Unternehmen beachtet und umgesetzt werden. Nach einem sehr holprigen und stark verspäteten Gesetzgebungsprozess muss nun auch in Deutschland die Umsetzung der EU Whistleblowerrichtlinie im deutschen Hinweisgeberschutzgesetz beachtet werden.

Damit verbessert der Gesetzgeber in der Union und in Deutschland erstmalig die rechtlich bisher unsichere Position der Whistleblower. Diese können nun in einer gesicherten Umgebung Hinweise abgeben. In Deutschland empfiehlt das HinSchG die Bearbeitung auch anonymer Hinweise. Auch wenn sich der deutsche Sonderweg mit der Pflicht zur Bearbeitung anonymer Hinweise letztlich nicht durchsetzen konnte, so kann doch jeder Unternehmenslenkerin nur empfohlen werden, anonyme Hinweise dennoch ernst zu nehmen und zu beachten. Organe eines Unternehmens geraten rasch in die Situation der persönlichen Haftung, wenn Sie bekannte Risiken und rechtliche Missstände im Unternehmen nicht beachten und alles Erforderliche tun, um diese abzustellen.

Falls Sie zur Organhaftung von Unternehmen Fragen haben, wenden Sie sich gern an uns. Wir stellen den Kontakt mit unseren Partnern von MKM + PARTNER Rechtsanwälte für ein erstes, unverbindliches Beratungsgespräch her.

Das HinSchG gilt für kleinere Unternehmen gem. Art. 10 HinSchG erst ab 17.12.2023:

 Unternehmen, die 50 bis einschließlich 249 Mitarbeiter beschäftigen, treffen die gesetzlichen Verpflichtungen aus dem HinSchG ab dem 17. Dezember 2023.

Unternehmen ab 250 Beschäftigten sind jedoch bereits ab dem 02.07.2023 von der Pflicht zum Vorhalten einer internen Meldestelle verpflichtet.

Stand: 01.08.2023

Der ursprüngliche Entwurf des Gesetzes, den der Bundestag am 15.12.2022 verabschiedet hatte, sah an einigen Stellen einen über die Vorgaben der EU-Richtlinie hinausgehenden Schutz vor.

Die letzten Änderungen, die im Vermittlungsausschuss zwischen Bundestag und Bundesrat beschlossen wurden, führen dazu, dass die Umsetzung sich an manchen Stellen doch wieder mehr an der europäischen Vorgabe orientiert.

Wir stellen hier die wichtigsten Punkte aus dem Gesetz vor:

1. Der sachliche Anwendungsbereich

Einen wesentlichen Unterschied zur Richtlinie gibt es beim sachlichen Anwendungsbereich: Während die Richtlinie Hinweisgeber nur bei Verstößen gegen EU-Recht schützt, gilt das HinSchG auch bei Verstößen gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder. Es bleibt weiterhin bei einer Auflistung von einzelnen Rechts- bzw. Themengebieten, die vom HinSchG erfasst sind.

Die Einigung im Vermittlungsausschuss ergab zuletzt noch eine Änderung zur Definition des Begriffs „Informationen“, die gemeldet werden: Die Informationen sind demnach nun nur noch dann relevant, wenn die Verstöße bei dem Beschäftigungsgeber, bei dem die hinweisgebende Person tätig ist oder war, oder bei einer anderen Stelle, mit der die hinweisgebende Person aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit im Kontakt steht oder stand, begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden, sowie über Versuche der Verschleierung solcher Verstöße.

2. Die Bearbeitung anonymer Hinweise

Die ursprünglich in den Gesetzesentwürfen vorgesehene Pflicht zur Einrichtung eines Meldekanals, der auch die Abgabe anonymer Meldungen ermöglicht, ist in dem nunmehr verabschiedeten HinSchG nicht mehr verankert. Anders als die EU-Richtlinie dies vorsieht, sollen Unternehmen nach dem HinSchG jedoch auch Hinweise bearbeiten, bei denen der Hinweisgeber keinerlei Angaben zu seiner Person tätigt – sog. anonyme Hinweise.

Beim Aussuchen einer Lösung ist es also zu empfehlen, dass eine  anonyme Zwei-Wege-Kommunikation sichergestellt wird. – Schauen Sie dazu gern unsere White Sparrow Plattform an!

3. Persönliche Zusammenkunft wurde entschärft

Die Pflicht, auf Wunsch des Hinweisgebers auch eine persönliche Zusammenkunft von Angesicht zu Angesicht zu ermöglichen, wurde entschärft: Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz kann die Zusammenkunft mit Einwilligung des Hinweisgebers nun auch im Wege einer Bild- und Tonübertragung erfolgen.

4. Konzernlösung bleibt erhalten

Der Rechtsausschuss betonte im Gesetzgebungsverfahren die Möglichkeit einer Konzernlösung. Das heißt, dass in Unternehmensgruppen eine zentrale Bearbeitung der Hinweise, z.B. in einem Compliance-Team, möglich bleibt. Voraussetzung ist jedoch, dass die Abgabe für die Hinweisgeber sprachlich barrierefrei möglich ist und eindeutig einer Gesellschaft zugeordnet werden kann. Soweit sich nationale Besonderheiten aus den jeweiligen Gesetzen der EU-Länder ergeben, haben Sie mit White Sparrow die richtige Plattform gewählt, da wir alle Umsetzungen in den EU-Ländern im Blick haben und bei unserer Plattform berücksichtigen – machen Sie gern einen Beratungstermin dazu aus.

5. Verlängerung der Aufbewahrungsfrist

Unsere Datenschützer der MKM Datenschutz hatten bereits frühzeitig mit den Aufsichtsbehörden über die aus unserer Sicht zu kurze Löschfrist von zwei Jahren nach Abschluss der Ermittlungen zu diskutieren begonnen. Der Gesetzgeber hatte schließlich ein Einsehen und hat sie zumindest auf die für Schadensersatzforderungen relevanten drei Jahre hochgestuft. Allerdings dürfte dies innerhalb von Europa auch unterschiedlich ausgestaltet werden.

Die letzte Änderung durch den Vermittlungsausschuss brachte mit § 11 Absatz 5 Satz 2 HinSchG noch die Möglichkeit, die Dokumentation länger aufzubewahren, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

Stand: 27.06.2023

● Sind Sie ein Wertpapierdienstleistungsunternehmer (§ 2 Abs. 10 Wertpapierhandelsgesetz)?

● Sind Sie ein Datenbereitstellungsdienst (§ 2 Abs. 40 Wertpapierhandelsgesetz)?

● Sind Sie Börsenträger im Sinne des Börsengesetzes?

● Sind Sie ein Institut des Kreditwesens (§ 1 Abs. 1 Buchst. b Kreditwesengesetz)?

● Sind Sie ein Institut im Sinne des § 2 Absatz 1 des Wertpapierinstitutsgesetzes?

● Sind Sie eine Kapitalverwaltungsgesellschaft (§ 18 Abs. 1 Kapitalanlagegesetzbuch)?

● Fallen Sie unter das Versicherungsaufsichtsgesetz (§ 1 Abs. 1 Versicherungsaufsichtsgesetz)?

● Sind Sie Gegenpartei eines Wertpapierfinanzierungsgeschäfts?

Wenn Sie mindestens eine der Fragen mit „ja“ beantwortet haben, sind Sie zur Einrichtung einer internen Meldestelle unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter verpflichtet. Sollen Sie sich nicht sicher sein, können Sie uns gern für ein unverbindliches Beratungsgespräch kontaktieren.

Stand: 27.06.2023

Nachdem von Ihnen als Kunden alle Onboarding-Informationen vorliegen und - sofern ein Betriebsrat besteht - die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats gewahrt wurden, dauert das Aufsetzen Ihres Hinweisgebersystems nur wenige Tage. Parallel wird ein Termin für die Einweisung Ihres Teams vereinbart und Sie erhalten auf Wunsch Textvorlagen, um Mitarbeitende und Partner zu informieren.

Gerne unterstützen Sie die Arbeitsrechtsexperten von MKM Rechtsanwälte PartmbB auch beim Abschluss einer Betriebsvereinbarung und den Verhandlungen mit dem Betriebsrat.

Stand: 27.06.2023

Unser Hinweisgebersystem  gewährleistet die Anonymität des Hinweisgebers und stellt sicher, dass dessen Identität auf technischem Weg nicht zurückverfolgt werden kann. Technische Daten, die zur Übermittlung des Hinweises erforderlich sind, sind nur einem sehr eingeschränkten Personenkreis und nur für kurze Zeit zugänglich. Die  Daten werden in hochsicheren Rechenzentren gespeichert, die nach ISO 27001/2 sowie weiteren Standards zertifiziert sind. Auf diesen Servern werden keinerlei IP-Adressen, Standortdaten, Gerätespezifikationen oder sonstige Daten dauerhaft gespeichert, die Rückschlüsse auf den Hinweisgeber zulassen.  

Der Hinweisgeber entscheidet selbst, ob er anonym bleibt oder persönliche Angaben zu seiner Person macht. In jedem Fall werden Meldungsinhalte nur verschlüsselt übertragen. Zudem erfolgt die gesamte Serverkommunikation über eine verschlüsselte TLS  1.2.(HTTPS)-Verbindung.  Externe Hosting-IT-Dienstleister haben keinen Zugriff auf die Daten.

Stand: 16.02.2023

Folgende Länder haben die EU-Richtlinie bereits in nationales Gesetz überführt:

• Dänemark
• Finnland
• Frankreich
• Griechenland
• Irland
• Kroatien
• Lettland
• Litauen
• Malta
• Portugal
• Rumänien
• Schweden
• Zypern

Folgende Länder haben die EU-Richtlinie noch nicht in nationales Gesetz überführt:

• Belgien
• Bulgarien
• Deutschland
• Estland
• Italien
• Luxemburg
• Niederlande
• Österreich
• Polen
• Slowakei
• Slovenien
• Spanien
• Tschechien
• Ungarn

Hier können Sie noch weitere Informationen über den Umsetzungsstand in Deutschland und anderen EU-Ländern herunterladen.

Stand: 27.06.2023

Ziel der Whistleblower-Richtlinie der Europäischen Union¹ aus dem Jahr 2019 ist, innerhalb der EU einen einheitlichen Standard für den Schutz von Hinweisgebern bei unternehmerischen Missständen in Bezug auf bestimmte Rechtsgebiete zu erreichen. Bis zum 17. Dezember 2021 sollten alle EU-Mitgliedstaaten diese Richtlinie in nationales Recht überführen. Weiteres zu den Hintergründen lesen Sie in unserem Blogbeitrag zur Whistleblower-Richtlinie.

Durch die Umsetzung der EU-Richtlinie in nationales Recht in allen Mitgliedsstaaten der EU, sollen

• Gesetzes-Verstöße von und in Unternehmen schneller aufgedeckt und unterbunden werden
• Hinweisgeber geschützt und weder zivil-, straf- oder verwaltungsrechtlich noch in Bezug auf ihre Beschäftigung haftbar gemacht werden
• die Rechtsdurchsetzung verbessert werden

¹Whistleblower-Richtlinie der Europäischen Union

Stand: 27.06.2023